Bedrijfsvisie communiceren: hoe je het laat landen

Bedrijfsvisie communiceren: hoe je het laat landen

Een bedrijfsvisie communiceert pas als leidinggevenden op alle niveaus hem vertalen naar hun eigen afdeling of team. De meeste visies sterven in een PowerPoint omdat ze als tekst worden verspreid in plaats van als gesprek gevoerd.

Het MT-overleg waar het stil valt

Je herkent het misschien. Het MT heeft twee dagdelen op een heisessie gezeten, de visie is aangescherpt, de woorden zijn gewogen. Trots loopt iedereen naar de auto. Een week later stuurt de CEO de presentatie door naar alle managers met de boodschap: "Verspreid dit in jouw team."

En dan gebeurt er weinig.

Niet omdat de visie slecht is. Niet omdat de managers er niet achter staan. Maar omdat een presentatie doorsturen iets heel anders is dan een gesprek voeren. De medewerker op de werkvloer leest drie slides, denkt "mooi" of "weer zo'n ding", en gaat verder met zijn dag. De visie is gecommuniceerd in de technische zin van het woord. Ze is alleen niet geland.

Paul van Heeringen zegt het zo: een bedrijfsvisie is geen document dat je verspreidt, het is een richting die je met elkaar bespreekt. En dat gesprek moet ergens concreet worden, anders blijft het abstract.

Vertalen is het echte werk

Het probleem zit niet in de visie zelf, maar in wat er tussen de heisessie en de keukentafel van de afdeling gebeurt. Of liever gezegd: wat er niet gebeurt.

Een manager die de visie doorstuurt, hoopt dat de tekst voor zichzelf spreekt. Maar een visie over "klantgerichtheid als kern van alles wat we doen" betekent voor de klantenservice iets heel anders dan voor de IT-afdeling of het salesteam. Wie de vertaalslag niet maakt, laat zijn mensen in het ongewisse.

Die vertaalslag is niet moeilijk, maar hij vraagt wel iets van je als leidinggevende. Je moet jezelf afvragen: wat betekent deze richting voor ons werk, voor onze prioriteiten, voor de keuzes die we volgende maand moeten maken? En dat moet je hardop bespreken, niet stilletjes uitdenken.

Een handige manier om dat gesprek te voeren: neem één concrete situatie uit de afgelopen maand en bekijk die samen door de lens van de visie. Had je anders gehandeld als de visie eerder zo helder was? Wat zou je de volgende keer anders doen? Zo wordt een abstracte richting ineens heel tastbaar.

Dit werkt trouwens ook omgekeerd. Als medewerkers zelf kunnen benoemen hoe hun dagelijkse werk bijdraagt aan de grotere richting, begrijpen ze niet alleen de visie, ze voelen zich ook meer eigenaar van het geheel. Dat is precies wat je wilt als je visie echt wilt uitdragen door de organisatie.

Herhaling is geen herhaling

Er is één misvatting die ik veel tegenkom: dat communiceren over de visie iets is wat je één keer doet. Een kick-off, een town hall, een mail. Klaar.

Maar zo werkt het niet. Mensen hebben herhaling nodig, en elke herhaling moet net iets anders zijn. Niet de slide opnieuw tonen, maar de visie terughalen in een beslismoment. Niet de tekst voorlezen, maar vragen stellen: "We staan voor twee keuzes, welke past het beste bij waar we naartoe willen?" Zo maakt de visie deel uit van het dagelijkse werk, in plaats van dat hij ernaast hangt als een ingelijst citaat.

Dat vraagt van leidinggevenden op alle niveaus dat ze zelf goed snappen waar de organisatie naartoe wil. En dat is meteen de pijnlijke vraag: hoeveel van jouw managers kunnen de visie in drie zinnen uitleggen zonder op hun telefoon te kijken? Niet voorlezen, uitleggen. Met eigen woorden, passend bij hun afdeling.

Als dat niet lukt, is de visie nog niet gecommuniceerd. Die zit dan nog steeds in de PowerPoint.

Hoe je dat doorbreekt? Door het gesprek te voeren dat op de heisessie werd gevoerd ook op afdelingsniveau te laten plaatsvinden. Niet als presentatie, maar als echte discussie. Wat willen we zijn? Waar gaan we voor? En wat betekent dat voor jou, morgen, als je aan je bureau zit?

Dat gesprek kun je als directeur niet voor iedereen voeren. Maar je kunt je managers er wel op voorbereiden. Vraag ze hoe zij de visie uitleggen aan hun team. Luister. Stuur bij. Doe dat drie maanden lang, en je hebt een organisatie die niet alleen de visie kent, maar hem ook begrijpt.

De vraag is simpel: als jij morgen je eigen manager vraagt hoe de bedrijfsvisie terugkomt in het werk van zijn team, wat zou hij dan antwoorden?

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het voordat een bedrijfsvisie echt is geland in een organisatie?

Daar is geen vaste termijn voor te geven, maar reken op minimaal zes tot twaalf maanden van actief gesprek op alle niveaus. Een visie land niet op het moment dat je hem presenteert, maar op het moment dat medewerkers hem gebruiken als houvast bij concrete keuzes. Dat kost tijd en herhaling.

Wat doe je als medewerkers de visie niet serieus nemen?

Kijk eerst eerlijk naar hoe de visie tot nu toe is gecommuniceerd. Scepticisme bij medewerkers komt bijna altijd voort uit eerdere ervaringen: visies die werden aangekondigd en daarna niets veranderden. De enige manier om dat te doorbreken is consistentie. Elke keer als je een beslissing neemt die zichtbaar terugslaat op de visie, bouw je geloofwaardigheid op.

Moet je de visie aanpassen als mensen hem niet begrijpen?

Niet meteen. Begrijpsproblemen ontstaan vaker door de manier waarop je hem communiceert dan door de visie zelf. Maar als je na een jaar actief gesprek merkt dat mensen hem nog steeds niet kunnen vertalen naar hun eigen werk, is dat een signaal dat de visie te abstract is. Dan is bijschaven geen zwakte, maar een verstandige keuze.